Te damos unos consejos para reuniones virtuales efectivas desde nuestro coworking en Valladolid, ahora que la demanda del teletrabajo y las conferencias telemáticas tienen mayor necesidad que nunca.
Conscientes de esta situación en muchos casos en distintas empresas, vamos a proponer una serie de tips o pautas para realizar de la forma más efectiva las conferencias a través de Internet.
Cómo hacer reuniones online productivas
A la hora de saber cómo desarrollar de forma productiva las reuniones online es fundamental la organización, pero no solo eso. Hay aspectos propios y ajenos que influirán en estos consejos para reuniones virtuales efectivas.
1. Preparación: fija una hora y transmítela a los interesados
Muy imporante: antes de celebrar ninguna reunión has de asegurarte de que todo el mundo interesado sepa de su celebración con algo de tiempo. Lo más recomendable es escribir un email esperando la confirmación. Así podrás asegurarte que cada cual estará informado de dicho encuentro digital.
Aquí puedes aprovechar a ir avanzando tarea y asegurarte de que no fallen aspectos básicos. Por ejemplo, en el mismo correo indicar que deben asegurarse previamente a hacer unas pruebas para que la reunión comience de forma puntual.
Comunica los requisitos necesarios
¿Es necesario que tengan preparado algún tipo de documento? ¿Han de intervenir concretando su participación? ¿A través de qué programa se llevará a cabo? Algunas plataformas como Google Hangouts destacan por su facilidad. Especifica claramente el motivo de dicha reunión para así ir a lo más importante.
Prepara adecuadamente el escritorio
Si vas a mostrar parte de tu escritorio (ya sea físico o el del ordenador), encárgate igualmente de limpiarlo. No solamente por dar una buena imagen, sino porque facilitarás la tarea de no distraer con elementos ajenos al motivo del encuentro online profesional.
Asegúrate de la conexión y de su correcto funcionamiento
No solamente que funcione Internet en ese momento, sino de que, por ejemplo, el micro y el volumen funcionan correctamente o tengas suficiente luz. Viene bien hacer una pequeña prueba 10 minutos antes para comprobar que todo está en orden.
2. Efectividad y concreción: centra el motivo y los puntos principales
El ambiente distendido y relajado que puede optar comunicarnos a través de una pantalla, en ocasiones, puede propiciar que no se realice con la deseada efectividad. Es importante no ir deprisa pero sí ser muy concreto: comienza la reunión esgrimiendo todos los puntos importantes.
De esta forma no debe durar más que lo estrictamente necesario: de la misma forma que si se tratase, por ejemplo, de un encuentro profesional en una de nuestras sala de reuniones en Valladolid. Haz que se presenten todos mediante un comentario de cortesía y cita los puntos que se van a tratar.
3. Orden y participación: hay que cerrar los temas y generar comunicación
Que todos los participantes intervengan con orden es todavía más importante que una reunión física: puede haber cierto retardo entre la comunicación de unos y de otros, incluso entre el vídeo y el audio. Por eso es bueno que las intervenciones se hagan con orden.
Además, es bueno pedir continuamente la opinión y que nadie establezca un monólogo. Si la conexión no es buena, se deberá probar hasta que todos puedan tener acceso a la misma, pero no por ello hay que restringir la comunicación de forma forzosa a ningún participante.
4. Resolución y emplazamiento al email: no hay que alargar más de lo necesario
Todos aquellos temas que ya se hayan abordado, es mejor cerrarlos y, en el caso de que requieran ampliación individual, se realice via email. Recuerda que el no emplear el tiempo más que justo y necesario en la reunión virtual es un factor muy valioso para tus trabajadores.
Por tanto, cualquier otro aspecto que se pueda tratar de forma personalizada a través del correo, se deberá emplazarlo a dicha vía. Y si se han tratado todos los puntos principales, bastará con un último punto de resumen.
5. Cierre: acuerda unas conclusiones
Es importante que en el cierre de la reunión se especifiquen las conclusiones de la misma: recuerda que se convocó por un propósito, por lo tanto es adecuado que se envíen por mail o se haga un repaso general antes de cada finalizar.
Si no hay dudas al respecto del motivo convocado, procede a cerrar la reunión y despedir a cada uno de los conferenciantes.
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Esperamos que estos consejos para reuniones virtuales efectivas te hayan resultado de gran ayuda. Y recuerda que en el aspecto telemático también tienes la posibilidad de establecer una oficina virtual con nosotros.
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